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特集相手に好印象を与える!

ビジネスメールのキホン。

2020/4/16

アポイントや資料の送付、日常の連絡など、メールでのやりとりは、今やビジネスシーンでも必要不可欠なものです。ビジネスメールのマナーをよく知らずに送ってしまうと、相手に失礼があったり、誤解を与えてしまうことも。

そこで、この記事では、ビジネスメールに必要なマナーや注意点、プラスαのテクニックをお伝えします。

仕事を円滑に進められるように、ぜひ役立ててくださいね。

目次
1.そもそもビジネスメールとは?
2.ビジネスメールの書き方
3.意外と知らない!?メールの注意点
4.シーン別メール例文
5.メールを好印象にするプラスαのテクニック
6.まとめ

1.そもそもビジネスメールとは?

ビジネスメールとは、ビジネスにおけるメールでのコミュニケーションです。
何よりも大切なのは、読む相手のことを一番に考えること。
そのことを踏まえたうえで、ビジネスメールのメリットとデメリットをよく知っておきましょう。

ビジネスメールのメリット
履歴を残せる・相手を拘束しない・情報の管理がしやすい・同時にたくさんの人に送れる
ビジネスメールのデメリット
言葉だけのコミュニケーションになる・読まれたかどうかの確認ができない・メールが苦手な相手もいる

このようにビジネスメールには、履歴が残せるので、やりとりを時系列で相手と共有することができたり、対面や電話と違って、相手の予定を気にせずにコミュニケーションが取れるなど、仕事の効率化が図れるメリットが多いです。

一方で、言葉だけのコミュニケーションになるので、思わぬ誤解を生んでしまうことも。
すぐに見てもらえない場合があったり、相手によっては、メールより対面や電話などのコミュニケーションを重視する人もいます。

メールは確かに便利ですが、いつも最適な手段というわけではありません。
急ぎの用件や、細かいニュアンスが伝えにくいときは、対面や電話でのやりとりを選択した方がよい場合もあります。
メールの特徴をよく把握し、他のコミュニケーション手段と組み合わせながら有効に活用していきましょう。

2.ビジネスメールの書き方

ビジネスメールとは何かがわかったところで、具体的な書き方を見ていきましょう。

①件名:件名だけで内容を伝えられるように

ビジネスメールの件名は、用件が一目瞭然となるようなものにしましょう。
「お世話になっております」「ご無沙汰しております」といった要件が明確でない件名
だと、読まずに破棄される可能性もあります。
用件がひと言で伝わるような件名にすることを心がけてください。

・具体的な名称や内容を記載する
例:○○イベント開催のお知らせ
・用件を簡潔に伝える
例:お打ち合わせ日時ご確認のお願い
5月11日お打ち合わせ場所変更のお知らせ
・【 】を使う
例:【重要】6月3日の会議の延期について

②宛名:書き間違えないよう要注意

宛名には、会社(団体)名 、部署名、役職名、名前、敬称を書きましょう。
書き間違えがないように、充分確認することも忘れずに。

・基本的な宛名
○○株式会社 ○○部 部長
山田 太郎 様

・担当者がわからない場合
○○会社
○○部御中

・複数名に宛てる場合
○○会社
○○部各位

③挨拶文:挨拶と名乗りをセットで

用件に入る前に、挨拶文と名乗り(自己紹介)を書きましょう。書き出しでの頭語や時候の挨拶は不要です。長い前置きは避け、簡単な挨拶の言葉で始めるようにしましょう。

・基本の挨拶文
お世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。

・久しぶりにメールを送る場合
ご無沙汰しております。
株式会社○○の○○でございます。

・社内メールの挨拶文
お疲れ様です。
○○部 ○○です。

④用件:要点を押さえて簡潔に

件名で伝えた用件を、具体的にかつ簡潔に書きます。5W2H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくらで)を意識して、日時や場所などのポイントを正確に伝えるように。
長い文章だと、最後までメールを読んでもらえなかったり、途中で用件を見落とす可能性もあるので、気をつけましょう。

⑤結び:基本は「よろしくお願いいたします。」

用件の後に「結びの言葉」を入れます。
定番の文言は、「よろしくお願いいたします。」ですが、用件に合わせて以下の表現を使い分けると、より効果的です。

・お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
・今後ともよろしくお願いいたします。
・ご検討の程、よろしくお願いいたします。
・ご多忙のところ恐縮ですが、ご返事いただければ幸いです。

⑥署名:メール上の名刺

ビジネスメールでは、メールの末尾に署名を入れることが一般的です。
最初に設定をしておくと以後は自動的に挿入されるので便利です。
署名に入れておくべき要素はこちらです。

・会社名・部署名
・氏名
・所在地
・電話番号
・FAX番号
・メールアドレス
・ホームページなどのURL

会社では署名のテンプレートが用意されていることが多いので、確認してみましょう。

3.意外と知らない!?メールの注意点

基本的なビジネスメールの書き方が分かったところで、意外と知らないメールの注意点も押さえておきましょう。

①To・CC・BCCの使い分け

メールの送信先のメールアドレスには、To・CC・BCCの3種類を指定できます。
それぞれの違いをまとめると以下のようになります。

・To : 用件を伝える・返信を求める相手
・CC : やりとりを共有しておきたい関係者
・BCC : ToやCCの人には知られずに情報共有をしたい相手

CCとBCCの使い分けには注意が必要です。
CCに複数名のアドレスを指定すると、その全員に一斉送信されたことがわかります。
BCCに指定した場合には、他の送信先が表示されることはありません。
互いに面識のない方たちが含まれている場合、CCで送信してしまうと個人情報の漏洩にあたることもあるので、十分注意しましょう。

②送信・返信・転送時の注意点

ビジネスメールを送る際の注意点をまとめると、こちらになります。

・送信:簡潔で論理的な文章を心がけ、誤字脱字・添付ファイルの容量に気をつける
・返信:基本的には引用返信で返す。CCがついている場合には全員返信で返す
・転送:本文中に前置きを入れる。転送するメールは加工しない

特に、転送時には注意が必要です。
転送されるメールには、Fw:やFwd:などの文字が自動的に入るので、転送メールだということは相手には伝わる場合もあるのですが、冒頭部分には挨拶・名乗り・メールを転送する意図を簡潔に書き添えておきましょう。

4.シーン別メール例文

ビジネスでは、さまざまなシーンでメールを使用します。「こんなときどうしよう・・」と迷った時に、知っておくと便利な例文をご紹介します。

●間違えて送ったとき「お詫びのメール例」

先ほど、下記件名のメールを誤って○○様のメールアドレスに送信してしまいました。
大変申し訳ございません。

恐れ入りますが、当該メールを削除していただけますと幸いです。

今後はこのようなことがないよう注意いたしますので、どうかご容赦ください。

●返信が来ないとき「催促のメール例」

先日ご依頼のありました○○の件、資料をお送りしましたが届いておりますでしょうか。

その後進捗がありましたら、お知らせいただけると幸いです。
念のため資料を再送いたします。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

●初めて送る「アポイントメール例」

突然のご連絡失礼いたします。
○○株式会社○○部の山田と申します。

この度、○○分野への事業拡大にあたり、貴社とのお取引をお願いできないものかと、ご連絡を差し上げた次第です。

つきましては、是非お目にかかってご説明させていただきたいのですが、30分ほどお時間をいただけないでしょうか。
○○様のご都合をお伺いできれば幸いです。

〈訪問候補日時〉
・○○月○○日(○)00:00〜00:00
・○○月○○日(○)00:00〜00:00
・○○月○○日(○)00:00〜00:00

お忙しいなか恐縮ではございますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。

5.メールを好印象にするプラスαのテクニック

最後に、ビジネスメールを好印象にするプラスαのテクニックをお伝えします。

●正しい敬語・クッション言葉を使う

たとえば「○○部長様」のように役職名に「様」をつけてしまったり、「拝見させていただきました」などの二重敬語を使ってしまったり、敬語を使おうと意識するあまりに間違った使い方をしてしまう場合があります。
正しい敬語の用法を頭に入れておくことをおすすめします。
また、「お忙しいところ誠に恐縮ですが」、「ぶしつけなお願いですが」、「差し支えなければ」などのクッション言葉も適宜使いましょう。ビジネスメールは言葉だけのコミュニケーションなので、どうしても冷たい印象になりがちです。
クッション言葉を適切に用いることでメールの印象が柔らかくなり、相手との信頼関係が築きやすくなります。

●見やすく読みやすいレイアウト

1文ごとに改行する、数行置きに1行空けるなど、視覚的に圧迫感を与えず読みやすいレイアウトを心がけましょう。
ビジネスメールは簡潔に書くことが望ましいですが、どうしても長文にならざるを得ない場合には特に気をつけてくださいね。

●急ぎの時は電話を1本

急ぎの用件がある場合には、メールを送った後に電話を入れて、読んでもらえたかどうかを確認しましょう。
ビジネスメールは相手の時間を拘束しないぶん、きちんと読まれたかどうかを常に気にかけるようにしてください。

●メールの回数を減らす

ひとつの用件について、何往復もメールのやりとりをしていると、相手の時間をそれだけ奪ってしまい、あなたへの心象をさげる可能性もあります。
メールのやりとりの数を極力減らせるように、なるべく1度のメールでまとめられるようにしましょう。

●ポジティブ・ライティングを意識する

相手のモチベーションを上げて、気分よくやりとりをしてもらえるように、ポジティブな表現を使うよう心がけましょう。

×魅力のない資料は作らないでください
〇魅力的な資料を作ってくださることを期待しています

このように、メールを読み返してみてネガティブな表現があった場合には、相手がポジティブな気分になれるような表現に置き換えてみてください。

6.まとめ

ビジネスメールのマナーをご紹介してきました。
メールは言葉だけのコミュニケーションなので、思いもよらない誤解を相手に与えてしまう可能性があります。トラブルを防ぐためにも、しっかりとマナーを守りましょう。
そして、マナーを踏まえたうえで、相手や状況によって、臨機応変な表現を使い分けていくことができれば、相手との信頼関係が築きやすくなり、新しいビジネスチャンスに繋がることも。ビジネスメールを使いこなして、円滑なコミュニケーションをしてくださいね。

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